Task

Hit Counter

Tuesday, December 22, 2009

Management Information System

       Banyak orang mengerti tentang Sistem Informasi Management, namun sedikit yang dapat mengidentifikasi secara spesifik tentang pengertian dan penjelasannya secara jelas. Dalam tulisan ini penulis mencoba untuk membantu rekan – rekan memahami sistem informasi management.
       Apakah sistem itu? Jika anda mempunyai sebuah jam tangan digital electronic yang harganya sampai ratusan ribu rupiah dan mengalami kerusakan total sehingga tidak dapat diperbaiki, maka jam tersebut sudah tidak ada nilainya lagi, walaupun komponen – komponennya Anda jual sendiri – sendiri. Inilah mahalnya suatu sistem. Sehingga Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem – sistem bagian (subsistem). Misalnya suatu komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak.

       Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data yang dapat bermanfaat bagi penggunanya, dimana data merupakan sesuatu yang nyata berdasarkan fakta – fakta yang ada. Suatu informasi yang baik harus memenuhi 3 kualitas dibawah ini yaitu :
1. Akurat, artinya suatu informasi yang diberikan harus benar – benar sesuai dengan data yang ada.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh datang terlambat. Karena informasi yang telah usang tidak mempunyai nilai lagi.
3. Relevan, berarti informasi tersebut harus bermanfaat bagi penerimanya.
       Sistem Informasi Management atau sering disebut MIS (Management Information System) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi – informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam SIM, namun dalam kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran(marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information)
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
       Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
       Semua tingkatan management ini harus mengerti mengenai fungsi – fungsi managerment. Menurut Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melakukan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, majer merencanakan (Plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff (Staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasional secara optimal.
       Selain menjalankan fungsi – fungsi managerial tersebut, seorang manager juga dituntut untuk mempunyai keahlian. Seorang manager yang berhasil harus memiliki 2 keahlian yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manager harus dapat berkomunikasi baik dengan bawahannya, atasannya, manager lain dengan tingkat yang sama, dan dengan orang – orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan – perubahan dalam operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Informasi pemecahan masalah dapat dari sumber internal maupun sumber eksternal. Dari sumber internal, misalnya : computers reports, noncomputer reports, letters & memos, electronic mail, dan periodicals. Sedangkan sumber eksternal, misalnya : scheduled meetings, unscheduled meetings, telephone, voice mail, tours, dan business meals. Selain itu manager juga dituntut untuk memiliki pengetahuan mendasar yaitu :
1. Mengerti komputer (computer literacy) : pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah computer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan computer, kemampuan menggunakan computer. Mengerti Informasi (Information literacy) : meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap-tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
2. Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti computer, seorang manajer dapat mengerti informasi tapi tidak mengerti computer. Kenyataannya jika seseorang diharuskan memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus mengerti computer dan informasi.

No comments: